Dallo smart working alla smart week: il futuro del lavoro è adesso

di Franco Zullo*

Il futuro del lavoro è plasmato da molteplici fattori: esogeni ed endogeni. Tra quelli del primo tipo possiamo annoverare la tecnologia, l’intelligenza artificiale, la digitalizzazione, la globalizzazione e la sostenibilità. Appartengono invece al secondo tipo fattori come cultura, performance, produttività, flessibilità, benessere, motivazione e senso di appartenenza. Combinate insieme, le due tipologie di elementi determinano il modello operativo di un’organizzazione per garantirne la competitività e la capacità di prosperare nel tempo.

La pandemia ha accelerato l’adozione di nuovi modelli lavorativi, tra cui lo smart working e la settimana lavorativa di 4 giorni, ridefinendo quella che molti considerano la “nuova normalità”. Ma come possiamo integrare e ottimizzare queste strategie per ottenere il massimo beneficio?

Partiamo dallo smart working. Prima del Covid 19, si trattava per alcune aziende di una scelta strategica e coerente volta a offrire maggiore flessibilità nello spazio (dove) e nel tempo (quando) alle persone. Per altre, è stata invece una necessità per garantire la continuità operativa.

Con il passare del tempo, le organizzazioni che hanno saputo ripensare il proprio modello lavorativo hanno riscontrato vantaggi in termini di produttività ed engagement.

Molte altre hanno invece perpetuato una cultura del controllo e del micro-management, limitandone i benefici.

Non è infatti un caso che diverse aziende, da Pmi a colossi come Amazon, Unipol e JP Morgan, abbiano recentemente fatto marcia indietro sullo smart working, scegliendo in alcuni casi di tornare in ufficio.

Ad esempio, Andy Jassy, CEO di Amazon, ha sottolineato come lo smart working abbia reso più complesse e meno efficienti le procedure interne, trasformando decisioni rapide in labirinti di riunioni e approvazioni.

Carlo Cimbri, presidente di Unipol, ha a sua volta evidenziato che il lavoro da remoto, pur con i suoi vantaggi, non può risolvere problemi come l’isolamento e la perdita di contatto umano.

Jamie Dimon, CEO di JP Morgan, ha criticato inoltre il lavoro remoto come inefficace, proponendo invece un ritorno in presenza supportato da spazi innovativi come sale yoga e aree per la meditazione.

La domanda da porsi a questo punto è: lo smart working doveva o no offrire maggiore flessibilità alle persone? Se sì, a quale costo? Abbiamo davvero ripensato il passaggio dal lavoro fisico a quello remoto?
Lo smart working è in altri termini davvero la soluzione definitiva?

Non sempre. La sua principale limitazione è infatti l’impossibilità di essere adottato universalmente, specie in contesti produttivi o operativi.

Un modello alternativo adattabile a più contesti lavorativi è invece la settimana lavorativa di 4 giorni. In questo caso si punta a ridurre le ore per il benessere del personale, senza compromettere produttività e performance. Questo modello lavorativo ci permette di superare la limitazione ed estenderlo a tutti i lavoratori.

In merito alla settimana lavorativa di 4 giorni esistono tre approcci principali:

A. 100-100-100 (Compresso): stesso stipendio, stesse ore, compressione del lavoro in 4 giorni.

B. 80-80-80 (Part-time): riduzione di ore e stipendio proporzionalmente.

C. 100-80-100 (4 Day Week): riduzione delle ore, mantenendo stipendio e obiettivi.

Dei tre, il modello 100-80-100 si è dimostrato particolarmente efficace nell’armonizzare flessibilità, benessere e risultati organizzativi. Per quale ragione?

Secondo alcuni studi internazionali, il modello sopra descritto dimostra che la riduzione del tempo lavorativo senza perdita di retribuzione migliora il benessere.

I principali benefici sono:

A. Riduzione del burnout lavorativo.

B. Miglioramento della salute mentale.

C. Maggiore tempo per attività di svago rigeneranti.

D. Qualità e durata del sonno migliorate, sia durante la settimana lavorativa che nei fine settimana.

Il miglioramento del sonno è attribuito a un maggiore distacco psicologico dal lavoro. Quando le persone non riescono a staccarsi mentalmente, tendono a rimuginare dopo il lavoro, il che ostacola il sonno. La riduzione del tempo lavorativo consente più tempo per il recupero, favorendo un miglioramento del sonno e meno conflitti famiglia-lavoro e lavoro-famiglia.

Mentre il miglioramento del benessere è intuitivo, è sorprendente scoprire che anche la performance possa migliorare nonostante meno ore di lavoro. Questo fenomeno varia a seconda del settore:

A. Miglior produttività: più compiti completati o beni prodotti.

B. Miglior qualità del servizio: maggiore soddisfazione dei clienti o dei pazienti.

Perché le performance migliorano nonostante meno ore di lavoro?

Due fattori psicologici principali spiegano il fenomeno:

1. Recupero cerebrale
Il cervello umano necessita di recupero per funzionare in modo ottimale.
Il riposo, sia attraverso attività di svago che il sonno, favorisce:

A. Sentimenti di distacco, rilassamento, padronanza, autonomia, senso e affiliazione.

B. La cognizione e la regolazione delle emozioni.

C. La creatività e il problem-solving: Il miglioramento del riposo aumenta la funzionalità delle reti neurali chiave, come la corteccia prefrontale e la rete di default (DMN = Default Mode Network), essenziali per migliorare le performance.

2. Motivazione
Il modello 100-80-100 motiva le persone a lavorare in modo più efficiente. Sapendo che devono massimizzare il tempo a disposizione, adottano abitudini lavorative migliori (ad esempio, riunioni più brevi, focus sul “deep work”), riducono le distrazioni al minimo (ad esempio disattivando le notifiche e-mail, whatsapp).

L’adozione di queste efficienze implica mettere in campo molte energie per cambiare le nostre abitudini, tuttavia, la 4 day week agisce come un potente motivatore. Il personale sa che, per mantenere il beneficio della riduzione dell’orario di lavoro, deve usare il proprio tempo al lavoro saggiamente e quindi è spinto a essere più efficiente. Al contrario, l’intensificazione del lavoro in una settimana di 5 giorni risulta controproducente per benessere e motivazione.

La tabella di seguito ci aiuta a confrontare i tre modelli di settimana lavorativa di 4 giorni con i suoi punti di forza e debolezza.

Venendo al Modello 100-100-100, in questo caso si prevede la compressione delle ore lavorative in 4 giorni. Il processo decisionale è prevalentemente Top Down, con decisioni prese dall’alto senza il reale coinvolgimento del personale nel definire come attuarlo.

Infatti, studi dimostrano che l’intensificazione del lavoro compromette il benessere, la motivazione e i risultati, sia individuali che organizzativi. Inoltre, le ore compresse spesso non offrono gli stessi benefici di una riduzione effettiva dell’orario lavorativo. Sebbene possa portare vantaggi rispetto alla settimana tradizionale di 5 giorni, i trial hanno evidenziato problemi di burnout e stress eccessivo.

Al riguardo ho intervistato diverse persone in aziende operanti in Italia, che adottano la settimana compressa e non sono molto favorevoli, citando problemi di disorganizzazione e difficoltà nella conciliazione vita – lavoro. Per esempio, le donne con figli trovano particolarmente impegnativo lavorare 9 o 10 ore al giorno. La motivazione risulta spesso bassa, poiché il personale non si sente coinvolto nel processo di efficientamento delle attività. La mancanza di metodo su come gestire le attività compresse nel tempo determina il resto.

Nel Modello 80-80-80 il tempo di lavoro, lo stipendio e gli obiettivi vengono ridotti in proporzione. Anche qui, il processo decisionale è Top Down, con un coinvolgimento limitato del personale nella riorganizzazione delle attività.

Il lavoro part-time offre un alto recupero cerebrale, ma è spesso accompagnato da una bassa motivazione, poiché le persone non si sentono parte attiva nella gestione del cambiamento. Di conseguenza, il coinvolgimento rimane simile a quello osservato con una settimana di 5 giorni. La mancanza di un metodo chiaro per organizzare il lavoro rischia di compromettere il raggiungimento degli obiettivi aziendali

Nel Modello 100-80-100 si riducono le ore lavorative mantenendo stipendio e obiettivi invariati. Anche in questo caso, il processo decisionale sul “perché” adottarlo è Top Down, ma il “come” viene delegato ai lavoratori, promuovendo responsabilità e autonomia.

Il cambiamento comportamentale richiesto per questo modello è impegnativo, ma altamente efficace. La riduzione dell’orario di lavoro non è un semplice benefit, bensì un premio se si raggiungono gli obiettivi, guadagnato attraverso la motivazione, il riposo e l’adozione di metodi strutturati.

I vari trial di 4 Day Week Global hanno dimostrato che i lavoratori meglio riposati producono maggiori risultati, sono più capaci di utilizzare il loro cervello creativo, prendono decisioni migliori e più strategiche e sono più felici e motivati.

La 4 Day Week è insomma molto più di uno strumento per aumentare flessibilità e produttività. Si tratta di una leva strategica per:

A. Risolvere problemi di reclutamento e fidelizzazione del personale.

B. Ridurre turnover e assenteismo.

C. Promuovere il benessere della forza lavoro.

D. Rafforzare l’immagine dell’azienda come datore di lavoro socialmente responsabile.

Ogni modello di lavoro analizzato ha in sintesi le sue peculiarità e il suo successo dipende dal tipo di organizzazione, cultura e mindset.

Proviamo a mappare in un grafico la produttività, espressione di molteplici variabili combinate insieme. Per tale scopo ci limitiamo a 4 variabili: fiducia, autonomia, motivazione e benessere.

Lo smart working come necessità è quindi il modello caratterizzato da una cultura basata sul controllo e da una flessibilità lavorativa abbastanza rigida, senza rivedere il modo di lavorare. Di conseguenza, benessere e fiducia del personale vengono compromessi, portando a una stagnazione della produttività.

La 4 Day Week Compressa è un modello leggermente migliore rispetto allo Smart Working come necessità, in quanto consente maggior riposo e una motivazione più alta. Tuttavia, la produttività rischia di essere compromessa se non si riorganizzano adeguatamente i processi lavorativi e non si coinvolgono le persone.

Nello Smart Working Come Scelta il top management comprende l’importanza di offrire fiducia, autonomia e flessibilità alle persone. Queste scelte aumentano produttività e coinvolgimento. Molte aziende, inizialmente forzate ad adottare lo smart working durante la pandemia, hanno scoperto il valore di dare senso e riconoscimento al personale, ottenendo risultati straordinari.

Il 4 Day Week 100-80-100 si basa sul concetto di Peopleship, che valorizza le persone e il loro potenziale. L’obiettivo è ripensare il lavoro in modo intelligente e orientato agli obiettivi, liberando tempo prezioso e migliorando efficienza e benessere diffuso. Questo approccio genera equità tra il personale operativo e quello impiegatizio, e aiuta l’organizzazione a risolvere sfide esistenziali.

La Smart Week rappresenta dunque un’evoluzione, perché combina la flessibilità dello smart working con i principi della riduzione dell’orario lavorativo della 4 Day Week.

Lo scopo è generare:

A. Flessibilità personalizzata: giorni e orari variabili in base agli obiettivi aziendali e alle esigenze del personale.

B. Focus sugli obiettivi: un modello di lavoro intelligente basato su fiducia, autonomia e risultati.

Ogni organizzazione può adattare la Smart Week alle proprie necessità, sperimentando configurazioni come 9×4, 8×4, 7×4, 6×5, 5×5 o altro ancora. Questo modello consente di definire il mix ottimale tra lavoro da remoto e in presenza, assicurando comunque una riduzione dell’orario lavorativo rispetto agli standard tradizionali. Potrebbe persino essere pensato per lavorare solo 3 giorni a settimana, garantendo allo stesso tempo alti livelli di produttività. Questo approccio favorisce l’innovazione, crea armonia tra vita personale e lavorativa e migliora la competitività aziendale.

Per ulteriori dettagli su come implementare con successo la Smart Week, consulta l’articolo La Smart Week è la chiave per innovare il modo di lavorare, al fine di creare armonia tra flessibilità e benessere delle Persone ed eccellenza, produttività e impatto Organizzativo.

Per implementare con successo questi modelli, è necessario un cambiamento profondo a livello organizzativo in particolare sotto i seguenti aspetti:

A. Mindset: Lavorare in modo intelligente, non di più.

B. Cultura: Il cambiamento deve partire dal top management – reverse change management – , che deve dare l’esempio. Un Manager che non rispetta il suo tempo, non rispetta quello degli altri.

C. Governance: Creare ambienti di lavoro sicuri, dove l’errore e la sperimentazione è un motore di innovazione.

D. Comportamentale: migliorare l’efficienza individuale e di team con eliminazione di attività superflue o inefficaci, come riunioni inutili.

E. Tecnologia: Sfruttare strumenti digitali per automatizzare attività a basso valore.

Nella Metodologia 100-80-100 si dispone di framework e processi strutturati e strumenti collaudati per ridurre le tempistiche di implementazione, mitigare i rischi e garantire il successo.

La strategia ideale è avviare un progetto pilota su una divisione specifica per 6 mesi. La sperimentazione aiuta infatti a identificare sfide, opportunità e best practice, minimizzando i rischi e coinvolgendo attivamente le persone.

La chiave del successo risiede nella reciprocità: le persone, sentendosi rispettate e valorizzate, rispondono con lealtà e maggiore impegno.

Vi lasciamo con questa domanda: come faranno le aziende a stare al passo con i rapidi cambiamenti economici, culturali, sociali e tecnologici? La risposta potrebbe essere già dentro le vostre organizzazioni, pronte per essere abilitate e valorizzate.

Il futuro del lavoro è insomma già qui. Modelli come lo Smart Working, la 4 Day Week e la Smart Week non rappresentano alternative tra loro, ma strumenti complementari per costruire un ambiente lavorativo più sostenibile, produttivo e appagante. Questi modelli offrono risposte concrete alle esigenze delle organizzazioni moderne, creando un equilibrio tra benessere delle pesone e performance aziendali.

In particolare, la 4 Day Week e la Smart Week possono essere valide alternative per quelle organizzazioni che stanno valutando un ritorno al lavoro in presenza, permettendo di sfruttare appieno i benefici di flessibilità, motivazione e produttività. Implementare tali modelli significa non solo adattarsi al cambiamento, ma guidarlo con una visione innovativa.

In definitiva: il futuro non è qualcosa che aspettiamo: è qualcosa che costruiamo oggi insieme.

* Chi sono (da Linkedin)
Come guida strategica, advisor e facilitatore, aiuto le aziende a valorizzare il potenziale delle persone attraverso una metodologia basata su scienza e neuroscienza, per accelerare performance, produttività, collaborazione, benessere e impatto.